Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

STRUCT Hospitality GmbH
Schweiz
E-Mail: datenschutz@struct-hospitality.com

2. Erhobene Daten

Wir erheben und verarbeiten folgende Personendaten:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Betriebsname
• Betriebsdaten: Umsatzdaten, Personalstunden, Wareneinsatz und sonstige betriebswirtschaftliche Kennzahlen, die Sie in die Plattform eingeben
• Nutzungsdaten: Zugriffszeiten, Geräteinformationen, IP-Adressen
• Zahlungsdaten: Ihre Kartendaten geben Sie beim Zahlungsdienst ein, nicht bei uns — sie erreichen STRUCT zu keinem Zeitpunkt. Bei uns liegt nur eine Kundennummer dieses Dienstes und die Abrechnungsinformation, welcher Plan wann bezahlt wurde. Wer der Dienst ist und in welchem Land er verarbeitet, steht auf /trust.

3. Zweck der Datenverarbeitung

• Bereitstellung und Betrieb der STRUCT-Plattform
• Benutzerauthentifizierung und Kontosicherheit
• Abrechnung und Vertragserfüllung
• Technischer Support und Kundendienst
• Verbesserung der Software (anonymisiert)

4. Rechtliche Grundlagen

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis des schweizerischen Datenschutzgesetzes (revDSG) sowie der EU-DSGVO, sofern anwendbar:

• Vertragserfüllung (Art. 31 Abs. 2 lit. a revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Berechtigte Interessen (Art. 31 Abs. 1 revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Einwilligung (Art. 6 revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

5. Datensicherheit

Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS/HTTPS). Der Standort unserer Server ist noch nicht abschliessend festgelegt; sobald er es ist, nennen wir ihn auf /trust. Wir setzen technische und organisatorische Massnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen; welche davon durch einen laufenden Test belegt sind, steht ebenfalls dort.

Ihre Betriebsdaten (Umsätze, Personal, Wareneinsatz) sind mandantenfähig isoliert — kein anderer Nutzer hat Zugriff auf Ihre Daten.

6. Datenweitergabe

Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter, ausser:

• Zahlungsdienstleister (nur Zahlungsdaten, für die Abrechnung)
• Hosting-Provider (als Auftragsverarbeiter; ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist abzuschliessen und liegt heute noch nicht vor — siehe /trust)
• E-Mail-Versand: Infomaniak Network SA, Genf (Schweiz), als Auftragsverarbeiter — für Mails an Sie und, im Auftrag der Betriebe, an deren Gäste (siehe Ziffer 10); ein Auftragsverarbeitungsvertrag liegt heute noch nicht vor — siehe /trust
• KI-Dienstleister (als Unterauftragsverarbeiter, für die KI-Funktionen) — Texte ausschliesslich in pseudonymisierter Form: Vor jeder Übermittlung ersetzt STRUCT automatisch Namen von Mitarbeitenden, Gästen, Benutzern, Lieferanten und Kontaktpersonen, Betriebs- und Standortnamen, Adressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN, AHV-Nummern und Geburtsdaten durch Platzhalter (z. B. «Gast A»), auch in Freitexten wie Fragen, Notizen, E-Mails und Bewertungen. Löhne einzelner Personen werden nur als Spanne übermittelt, Allergien nur als Allergen-Kategorie. Die Zuordnung der Platzhalter bleibt auf den Servern von STRUCT, wird nicht gespeichert und dient allein dazu, die Antwort vor der Anzeige wieder mit den richtigen Namen zu versehen. Die Ersetzung erfolgt automatisch anhand Ihrer Stammdaten und typischer Muster; ein Name, der weder in den Stammdaten steht noch als Name erkennbar ist, kann in einem Freitext vereinzelt unerkannt bleiben. Ausnahme: Bilder und Dokumente werden nur für die Beleg- und Lieferscheinerkennung, die Food-Waste-Erkennung und die Inventur per Foto im Original übermittelt; für andere Zwecke gehen keine Bilder oder Dokumente an KI-Dienstleister. Der KI-Anbieter sagt in seinen Geschäftsbedingungen zu, mit Kundeninhalten keine Modelle zu trainieren, und löscht die übermittelten Inhalte laut seiner Datenschutzhilfe innert 30 Tagen; wir führen diese Zusagen mit Quelle und Abrufdatum auf /trust. Ein eigener Vertrag mit dem Anbieter liegt uns heute noch nicht vor — auch das steht dort.
• Push-Dienste der Browserhersteller (Google, Apple, Mozilla, Microsoft), nur wenn Sie Benachrichtigungen einschalten; sie stellen eine verschlüsselte Nachricht zu und können sie nicht lesen (Ziffer 11)
• Wenn gesetzlich vorgeschrieben

Eingesetzte Unterauftragsverarbeiter:

Wir setzen Unterauftragsverarbeiter ein — für die KI-Funktionen, den Betrieb der Server, den Versand von E-Mails, die Zahlung des Abonnements, Karten und Wetter sowie, wenn Sie es verbinden, für Ihre Kasse und Ihre Google-Bewertungen. Wir führen sie an einer einzigen Stelle, damit keine zweite, kürzere Liste daneben entsteht: mit Name, Zweck, Land und dem Stand der vertraglichen Garantie.

An KI-Dienstleister werden Texte nur pseudonymisiert übermittelt, Bilder und Dokumente nur für die oben genannten Erkennungszwecke (siehe oben).

Die vollständige Liste aller Unterauftragsverarbeiter — mit Zweck, Datenarten, Land und dem jeweiligen Stand der vertraglichen Garantien — führen wir an einer einzigen Stelle und weisen sie offen aus: struct-hospitality.com/trust. Dort steht auch, wo eine Garantie heute noch offen ist. Wir schreiben «offen», solange uns kein datiertes Dokument des Anbieters vorliegt — nicht «vorhanden».

7. Aufbewahrungsdauer

Wir speichern Ihre Daten, solange Sie ein aktives Konto haben. Für die Zeit danach sind Fristen festgelegt und schriftlich niedergelegt: Ihr Konto wird zur Löschung vorgemerkt, Sie haben 30 Tage Zeit, es sich anders zu überlegen und Ihre Daten herunterzuladen. Der Lauf, der die Löschung dann vollzieht, ist gebaut, aber noch nicht in Betrieb — er zählt heute nur, was er löschen würde. Wir schreiben das hin, statt eine Löschung zuzusagen, die noch nicht stattfindet. Den Stand führen wir auf /trust. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen einem Löschbegehren in jedem Fall vor (Buchführungsunterlagen: 10 Jahre).

8. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte gegenüber uns:

• Auskunft über gespeicherte Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung Ihrer Daten («Recht auf Vergessenwerden»)
• Datenübertragbarkeit (Export Ihrer Daten im CSV/JSON-Format)
• Widerruf erteilter Einwilligungen
• Beschwerde beim Eidg. Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: datenschutz@struct-hospitality.com

9. Cookies

Wir verwenden ausschliesslich technisch notwendige Cookies (Session-Token für die Anmeldung). Es werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies eingesetzt.

10. Online-Reservation und Mails an Gäste

Betriebe, die STRUCT nutzen, können ihre Gäste online reservieren lassen und ihnen über STRUCT Mails schicken. Für diese Daten ist der Betrieb verantwortlich; STRUCT bearbeitet sie in seinem Auftrag (Auftragsbearbeiter, Art. 9 DSG). Die Datenschutzerklärung des Betriebs ist auf der Buchungsseite und in jeder Mail verlinkt. Anfragen zu Ihren Daten richten Sie bitte an den Betrieb; wenden Sie sich an uns, leiten wir Sie weiter.

• Daten: Name, E-Mail-Adresse, Telefon (freiwillig), Datum, Uhrzeit und Personenzahl; freiwillig Allergien und Unverträglichkeiten (Gesundheitsdaten) und eine Nachricht an den Betrieb; Ihre Einwilligung in Angebote, der Hinweis auf die Bewertungsbitte und ein Widerspruch, je mit Zeitpunkt und Wortlaut; ein Protokoll der versandten Mails (Art, Empfänger, Betreff, Ergebnis — nicht der Text).
• Zwecke: Reservation entgegennehmen, bestätigen, ändern und stornieren; Mails zur Reservation (Bestätigung, Änderung, Stornierung, Erinnerung). Allergien dienen nur der Zubereitung Ihrer Speisen und sind nur für Personen im Betrieb sichtbar, die sie dafür brauchen.
• Empfänger: Die Mails versenden wir über Infomaniak Network SA, Genf (Schweiz). Alle Empfänger stehen auf /trust.
• Bewertungsbitte: Hat der Betrieb sie eingeschaltet, erhalten Sie nach Ihrem Besuch eine kurze Bitte um Ihre Bewertung. Darauf weisen wir bei der Online-Reservation hin. Sie können die Bitte dort ablehnen und jederzeit später mit dem Abmeldelink, den jede dieser Mails enthält. Nach Reservationen, die der Betrieb selbst erfasst oder importiert, senden wir keine Bewertungsbitte.
• Angebote: Angebote per E-Mail erhalten Sie nur, wenn Sie bei der Reservation ausdrücklich eingewilligt haben. Die Einwilligung können Sie jederzeit über den Abmeldelink in jeder dieser Mails oder beim Betrieb widerrufen. Der Abmeldelink beendet Bewertungsbitten und Angebote zusammen; Mails zu einer Reservation erhalten Sie weiterhin.
• Aufbewahrung: Mailprotokoll 6 Monate nach dem Versand; online angegebene Allergien 6 Monate nach dem Besuch; widerrufene Einwilligungen und Widersprüche 6 Monate nach dem Widerruf, als Nachweis; der Hinweis auf die Bewertungsbitte 6 Monate nach dem Besuch; eine Reservation ohne Eintrag in der Gästekartei 24 Monate; eine Reservation eines Gastes der Gästekartei 24 Monate nach dem Besuch, wobei die Zahl der Besuche in der Kartei bleibt. Eine erteilte Einwilligung gilt, bis Sie sie widerrufen. Diese Fristen sind festgelegt; der Lauf, der sie vollzieht, ist noch nicht in Betrieb (siehe Ziffer 7).
• Ihre Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung und Herausgabe Ihrer Daten beim Betrieb. Ihre Reservation ändern oder stornieren Sie mit dem Link in unserer Mail.

11. Benachrichtigungen aufs Gerät (Push)

In «Mein Plan» und in den Einstellungen von STRUCT können Sie Benachrichtigungen auf Ihr Telefon oder Ihren Computer einschalten. Das ist freiwillig; ohne sie erhalten Sie Mitteilungen per E-Mail oder sehen sie in STRUCT. Für Mitteilungen über Personaldaten (Anträge, Schichten, Stempel, Belege zu Abwesenheiten) ist Ihr Betrieb verantwortlich; STRUCT bearbeitet sie in seinem Auftrag. Ihr Betrieb kann Push für alle seine Konten ausschalten.

• Daten: die Adresse Ihres Geräts beim Push-Dienst (Endpunkt) und die beiden Schlüssel, mit denen Nachrichten für genau dieses Gerät verschlüsselt werden; welcher Dienst zustellt; wann Sie das Gerät angemeldet haben und wann zuletzt eine Nachricht zugestellt wurde; eine Bezeichnung des Geräts aus Browser und Betriebssystem (zum Beispiel «Chrome auf Windows»), damit Sie Ihre Geräte unterscheiden können; Ihre Schalter je Art (zum Beispiel «Entscheid über meine Anträge», «Neuer Plan», «Neuer Antrag»).
• Zweck: Sie über Entscheide, neue Pläne und neue Anfragen zu benachrichtigen. Eine Benachrichtigung ist keine Arbeitsanweisung; Sie müssen nicht darauf reagieren.
• Grundlage: Ihre Einwilligung: Push kommt nur, wenn Sie es auf dem Gerät selbst einschalten und Ihr Browser es erlaubt. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, mit jeder Rolle und auch nach einem Rollenwechsel: Push auf einem Gerät oder auf allen Geräten ausschalten (in «Mein Plan» unter «Ich», sonst in STRUCT unter Einstellungen → Mitteilungen) oder die Erlaubnis im Browser entziehen. Ein widerrufenes Gerät meldet sich nie von selbst wieder an.
• Empfänger und Länder: Zugestellt wird über den Push-Dienst Ihres Browsers — Google (Chrome, Android), Apple (Safari), Mozilla (Firefox) oder Microsoft (Edge unter Windows). Diese Dienste stehen in den USA; für Mozilla ist das eine Annahme, die wir noch nicht bestätigt haben. Als Garantie stützen wir uns für Google, Apple und Microsoft auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework (Anhang 1 der Datenschutzverordnung); dass die Anbieter dort eingetragen sind, belegen wir noch mit Datum auf /trust. Für Mozilla ist keine Garantie belegt. Ihre Einwilligung beim Einschalten kommt ergänzend hinzu.
• Was der Dienst sieht: dass eine Nachricht an Ihr Gerät geht, wann, wie gross sie ist und wie lange sie gültig ist. Nicht den Inhalt: er ist Ende-zu-Ende verschlüsselt (RFC 8291). Im Text stehen ausserdem nie Namen von Kolleginnen und Kollegen, nie Antragsgründe, Begründungen, Beträge oder Stunden, und bei einem Beleg zu einer Abwesenheit weder die Art noch das Wort «Arztzeugnis» — er erscheint auf dem Sperrbildschirm.
• Löschung: beim Ausschalten oder Entfernen des Geräts, beim Abmelden aus STRUCT auf diesem Gerät, bei einem Passwortwechsel (alle Geräte), wenn Ihr Zugang den Dienstplan nicht mehr bearbeitet (Geräte, die Sie als Leitung angemeldet haben), wenn der Push-Dienst das Gerät nicht mehr kennt, nach wiederholten Fehlern ohne Zustellung seit 30 Tagen und mit Ihrem Konto.
• iPhone und iPad: Benachrichtigungen kommen nur, wenn «Mein Plan» bzw. STRUCT auf dem Home-Bildschirm liegt (ab iOS 16.4).

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail. Das Datum der letzten Aktualisierung ist oben angegeben.