Ein Budget ist kein Verwaltungsakt für den Treuhänder — es ist Ihre Referenzlinie: Erst gegen ein Budget wird eine WK-Quote von 32 % oder ein Novembersumsatz von CHF 48'000 zur Information. Ohne Budget gibt es keine Abweichung, und ohne Abweichung keine Steuerung.
Schritt 1: Umsatz realistisch planen
Basis ist das Vorjahr pro Monat (nie durch 12 teilen — die Gastronomie ist saisonal!), korrigiert um bekannte Faktoren: Preisanpassungen, Umbauten, neue Öffnungszeiten, wegfallende oder neue Events. Wer keine Historie hat, rechnet bottom-up: Sitzplätze × Umschlag × Umsatz pro Gast, je Wochentag.
Schritt 2: Kostenstruktur festlegen
| Kostenblock | Richtwert (% vom Nettoumsatz) |
|---|---|
| Wareneinsatz | 28–35 % |
| Personal (inkl. Sozialleistungen) | 30–45 % |
| Miete / Pacht | 8–12 % |
| Energie, Unterhalt, Versicherung | 5–8 % |
| Marketing, Verwaltung, Übriges | 4–7 % |
| Zielergebnis (vor Zins/Steuern) | 8–15 % |
Wenn die Summe über 100 % liegt, ist das Budget ehrlich — und das Konzept hat ein Strukturproblem, das kein Sparprogramm im Kleinen löst (meist: Miete zu hoch oder Umsatz zu tief für das Personalmodell).
Schritt 3: Auf Monate verteilen
Fixkosten (Miete, Versicherungen) gleichmässig; variable Kosten als Prozentsatz des Monatsumsatzes. So entsteht je Monat ein Soll für Umsatz, WK, PK und Ergebnis — die Grundlage für den unterjährigen Vergleich.
Schritt 4: Wöchentlich vergleichen, monatlich korrigieren
Der Klassiker: Das Budget entsteht im Januar und stirbt im Februar. Dagegen hilft nur Rhythmus — Ist vs. Budget wöchentlich für Umsatz und Quoten, monatlich für das Gesamtergebnis. Läuft ein Monat 15 % unter Plan, muss die Personalplanung des Folgemonats reagieren, nicht der Jahresrückblick.
Schritt 5: Forecast gegen Budget laufen lassen
Budget = was Sie sich vornehmen. Forecast = was realistisch kommt. Die Lücke dazwischen ist Ihre Handlungsaufforderung: Sagt der Forecast eine schwache Woche voraus, senken Sie die geplanten Stunden, bevor die PK-Quote kippt — nicht danach.
Praxis-Tipp